Independientemente de si se trata de una pequeña reunión o una celebración más grande, organizar un evento es una tarea compleja. Cada evento, sin importar lo simple que sea, requiere de una organización y planificación detallada. Desde la misma planificación de un presupuesto hasta la promoción de tu evento, existen muchos componentes que tienes que empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo más libre de estrés posible.
A pesar de que no existen dos eventos idénticos y cada evento tiene distintos objetivos, audiencias y presupuestos, hay muchos pasos que puedes seguir para llevar a cabo el proceso de planificación sin perder el rumbo y potenciando el éxito de tu evento.
En este artículo encontrarás toda la información que necesitas saber acerca de cómo organizar un evento, algunos tips y consejos. Como así también, conocerás los principales aspectos a tener en cuanta para organizar el mismo y algunas ideas para que la planificación de tu evento salga increíble.
Principales consejos e ideas para organizar un evento
Analiza los objetivos
Esto es fundamental para conocer cómo organizar un evento, dado que de este análisis dependerán los otros factores. Los objetivos del evento destacan los aspectos de la celebración y, por lo tanto, condicionan su organización.
Es clave tener unos objetivos definidos y detallados para saber cómo organizar un evento, y estos generalmente suponen una gran inversión de trabajo y tiempo. Es aconsejable elaborar una planificación que incluya los objetivos marcados y toda la información extra que pueda ayudarte a tomar decisiones en los otros aspectos.
Define el presupuesto
Para sacarle el máximo provecho posible a tu evento, es imprescindible saber cuál es el presupuesto disponible. Uno de los aspectos más importantes para saber cómo organizar un evento es definir el presupuesto que tienes al principio, ya que de acuerdo a este podrás ejecutar un tipo de evento u otro.
En este sentido, tendrás que tomar decisiones importantes, como, por ejemplo, conseguir patrocinadores que sean capaces de subvencionar parte de tu celebración.
Comienza lo antes posible
Este es otro aspecto clave, ya que la regla primordial de la planeación de eventos es empezar tan pronto como puedas.
Si tu celebración es relativamente grande, tendrías que empezar a planear el evento como mínimo con cuatro meses de anticipación. Sin embargo, lo ideal sería que comiences con seis meses de anticipación.
De hecho, si tu evento es más pequeño, también trata de comenzar a planearlo mínimamente con un mes de anticipación.
Como ya sabes, un evento pude involucrar a diversas partes, así que, si planeas con anticipación, tendrás más alternativas para los distintos elementos del evento, como pueden ser opciones de oradores, opciones de venue, opciones de marketing, etc.
Escoge el venue ideal
En el caso de los eventos en persona, la selección del venue literalmente puede hacer o eliminar el éxito. Si se trata de un evento recurrente, entonces la fecha del mismo podría ya estar establecida, por lo que tus alternativas podrían estar limitados. No obstante, en el caso de que el evento sea nuevo o si no tienes el suficiente margen de maniobra para determinar la fecha del mismo, tendrías que tener en cuenta estos factores:
- En la mayoría de las oportunidades, es preciso evitar los períodos de vacaciones de la escuela, ya que los venues tienden a ser más costosos en esta época
- Si este es un gran evento, debes asegurarte de tener al menos cuatro meses de antelación para planear el evento, si es más mejor
- Presta atención a las fiestas nacionales y religiosas
- Revisa atentamente las fechas con tus oradores clave, invitados VIP y otros participantes
- A la hora de decidir la fecha del evento, puedes comenzar a investigar venues potenciales
Prepara un programa detallado
Si deseas evitar cualquier tipo de improviso o tener tiempo suficiente para arreglar cualquier fallo, es clave que prepares un programa detallado que contemple todos los aspectos del proyecto.
Este documento debe contener todas las tareas necesarias para armar el evento, así como las acciones que sucederán durante la celebración. Todo esto ordenado por fechas y personas responsables de la tarea.
Así, se puede contemplar quién es el proveedor del material audiovisual, en qué momento se monta el escenario, cuándo llegan los equipos técnicos, etc.
